# Cessation d’activité et vente du matériel : les étapes essentiellesLa fermeture d’une entreprise constitue un moment délicat dans la vie professionnelle, marqué par des enjeux financiers, administratifs et humains considérables. Au-delà des aspects émotionnels liés à cette décision, la cession du matériel professionnel représente souvent une opportunité stratégique pour récupérer une partie des investissements réalisés et alléger le passif. Dans un contexte économique où près de 50 000 entreprises cessent définitivement leur activité chaque année en France, la maîtrise des procédures de liquidation et de valorisation des actifs devient cruciale. Cette démarche exige une compréhension approfondie des obligations légales, fiscales et comptables qui encadrent le processus de dissolution. Que vous soyez entrepreneur individuel ou dirigeant de société, les modalités de cession de votre équipement professionnel peuvent significativement influencer le bilan final de votre cessation d’activité.## Cadre juridique et formalités administratives de la cessation d’activitéLa fermeture d’une entreprise s’inscrit dans un cadre réglementaire strict qui vise à protéger l’ensemble des parties prenantes : créanciers, salariés, administrations fiscales et sociales. Cette procédure structurée comporte plusieurs étapes incontournables dont la chronologie et les modalités varient selon la forme juridique de votre structure et les circonstances de la cessation.### Déclaration de cessation auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE)
La première étape formelle consiste à déclarer la cessation d’activité auprès du Centre de Formalités des Entreprises compétent, désormais centralisé via le guichet unique de l’INPI. Cette déclaration doit impérativement intervenir dans un délai de 30 jours suivant la date effective de l’arrêt de l’activité. Pour les sociétés commerciales, cette formalité nécessite généralement la convocation préalable d’une assemblée générale extraordinaire (AGE) qui actera la dissolution volontaire de l’entreprise. Le procès-verbal de cette assemblée constitue alors une pièce justificative essentielle du dossier de cessation.
Le dossier de déclaration comprend plusieurs documents obligatoires : l’attestation de parution de l’annonce légale dans un journal habilité, le formulaire de déclaration de cessation (P2-P4 pour les entreprises individuelles, M2-M4 pour les sociétés), ainsi qu’une pièce d’identité du déclarant. Pour les sociétés, vous devrez également fournir la décision de dissolution prise en AGE. Cette formalité déclenche automatiquement la radiation progressive de l’entreprise auprès des différents organismes : URSSAF, administration fiscale, caisses de retraite et organismes sociaux.
### Radiation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des Métiers (RM)
La radiation définitive de votre entreprise intervient après la liquidation complète de ses actifs et le règlement du passif. Pour les commerçants, cette radiation concerne le Registre du Commerce et des Sociétés tenu par le greffe du tribunal de commerce. Les artisans doivent quant à eux procéder à leur radiation du Répertoire des Métiers géré par la Chambre de Métiers et de l’Artisanat. Cette étape marque juridiquement la fin de l’existence de votre structure entrepreneuriale et met un terme définitif à son numéro SIREN.
La procédure de radiation nécessite la publication d’une seconde annonce légale attestant de la clôture des opérations de liquidation. Le liquidateur, nommé lors de l’AGE de dissolution, doit établir les comptes définitifs de liquid
comptes et le rapport de liquidation, puis les faire approuver par les associés. Une fois ce procès-verbal adopté, le liquidateur dépose la demande de radiation via le guichet unique, accompagnée de l’attestation de parution de l’avis de clôture et, le cas échéant, des certificats de régularité fiscale et sociale. À compter de l’inscription de la radiation au RCS ou au RM, la disparition de la société devient opposable aux tiers : l’entreprise ne peut plus contracter, ni faire l’objet de nouvelles poursuites en son nom, sous réserve des garanties personnelles éventuellement consenties par le dirigeant.### Obligations fiscales : déclaration de TVA et liasse fiscale de clôture
La cessation d’activité déclenche une série d’obligations fiscales spécifiques qui s’ajoutent aux démarches juridiques de dissolution et de radiation. Vous devez d’abord établir une déclaration de résultats de cessation dans un délai de 60 jours à compter de la date d’arrêt effectif de l’activité (ou de l’approbation des comptes de liquidation pour une société). Cette liasse fiscale de clôture permet d’imposer immédiatement les bénéfices réalisés depuis la fin du dernier exercice clos, ainsi que les éventuelles plus-values de cession du matériel professionnel et des autres immobilisations.
Si votre entreprise est assujettie à la TVA, vous devez déposer une dernière déclaration : le formulaire CA3 dans les 30 jours en régime réel normal, ou le formulaire CA12 dans les 60 jours en régime réel simplifié. Cette déclaration de TVA de fin d’activité intègre la TVA collectée sur les ventes de matériel lors de la liquidation, mais aussi les éventuelles régularisations de TVA déduite sur des immobilisations encore en cours d’amortissement. Enfin, il convient de régulariser la Contribution Économique Territoriale (CET) – CFE et, le cas échéant, CVAE – en sollicitant, si vous y avez droit, un dégrèvement au prorata de la durée d’activité sur l’année de cessation.
### Liquidation amiable versus procédure collective : différences procédurales
Il est essentiel de distinguer la liquidation amiable de la liquidation judiciaire, car les règles de cession du matériel professionnel et le degré de contrôle du dirigeant diffèrent radicalement. La liquidation amiable, ou dissolution volontaire, s’applique lorsque l’entreprise n’est pas en état de cessation des paiements. Les associés décident librement de mettre fin à l’activité, nomment un liquidateur amiable (souvent le dirigeant) et conservent la maîtrise du calendrier de liquidation, y compris de la stratégie de vente des actifs.
À l’inverse, lorsque l’entreprise est en cessation des paiements et que le redressement est manifestement impossible, le tribunal ouvre une procédure de liquidation judiciaire. Un liquidateur judiciaire est alors désigné et prend la main sur la gestion de l’entreprise, la vente du matériel, la vérification des créances et le licenciement des salariés. Les cessions de matériel se font généralement via appels d’offres ou ventes aux enchères publiques, dans un cadre très encadré, l’objectif prioritaire étant le désintéressement des créanciers. Dans ce contexte, le dirigeant n’a plus la liberté de choisir les canaux de commercialisation ou les prix de cession, ce qui peut réduire la marge de manœuvre pour optimiser la valorisation des actifs.
Inventaire et évaluation du matériel professionnel à céder
Avant de vendre votre matériel professionnel, une étape méthodique s’impose : l’inventaire exhaustif et l’évaluation de chaque bien. Cette phase est comparable à un état des lieux avant la vente d’un bien immobilier : plus elle est précise, plus vous sécurisez la transaction et limitez les litiges. Elle permet également d’alimenter les comptes de liquidation et de préparer la justification fiscale des plus-values ou moins-values constatées.
### Méthodes de valorisation comptable : valeur nette comptable et valeur vénale
Deux notions clés structurent la valorisation du matériel professionnel en cas de cessation d’activité : la valeur nette comptable (VNC) et la valeur vénale. La valeur nette comptable correspond au coût d’acquisition diminué des amortissements déjà pratiqués et, le cas échéant, des dépréciations. Elle sert de base pour calculer la plus-value ou la moins-value professionnelle lors de la cession : si le prix de vente est supérieur à la VNC, vous réalisez une plus-value ; s’il est inférieur, une moins-value.
La valeur vénale, quant à elle, est la valeur de marché du bien, c’est-à-dire le prix auquel il pourrait se négocier entre un acheteur et un vendeur dans des conditions normales. Pour l’estimer, vous pouvez vous appuyer sur des références de marché (annonces de matériel similaire, ventes récentes, cotations professionnelles) ou sur l’avis d’un expert. L’objectif est de trouver un équilibre entre un prix suffisamment attractif pour vendre rapidement dans le cadre de la liquidation, et suffisamment élevé pour limiter l’impact sur le résultat fiscal et optimiser le produit de cession.
### Classification des immobilisations corporelles et incorporelles
Lors de l’inventaire, il est utile de distinguer clairement les immobilisations corporelles (matériel, outillage, véhicules, mobilier, matériel informatique, machines de production…) et les immobilisations incorporelles (brevets, marques, logiciels, licences, fonds de commerce, droits au bail). Cette classification n’est pas qu’un exercice théorique : elle conditionne les modalités de cession, le traitement fiscal des plus-values et, souvent, les canaux de commercialisation les plus pertinents.
Par exemple, le matériel industriel lourd ou les machines-outils se vendront plus facilement via des plateformes B2B spécialisées ou des ventes aux enchères professionnelles, alors que les droits incorporels (marque, nom de domaine, logiciel propriétaire) feront plutôt l’objet de négociations ciblées, parfois intégrées à la vente d’un fonds de commerce. En identifiant précisément la nature de chaque actif, vous facilitez aussi la rédaction des bons de cession et la justification de la valeur retenue en cas de contrôle fiscal.
### Expertise par commissaire-priseur pour matériel spécialisé ou ancien
Pour certains types de matériel – machines industrielles spécifiques, équipements médicaux, engins de chantier, matériel agricole – la valeur de marché peut être difficile à appréhender sans expertise. Faire appel à un commissaire-priseur judiciaire ou à un expert agréé permet d’obtenir une estimation objective, souvent indispensable lorsque le matériel sera vendu aux enchères dans le cadre d’une liquidation judiciaire, mais également très utile en liquidation amiable.
Cette expertise présente un double intérêt. D’une part, elle sécurise le dirigeant et le liquidateur quant au prix de mise en vente, en réduisant le risque de contestation par les associés ou les créanciers. D’autre part, elle constitue un élément probant pour l’administration fiscale, qui pourrait remettre en cause la valeur de cession si elle paraît manifestement sous-évaluée ou surévaluée. En pratique, le coût de l’expertise est généralement compensé par une meilleure valorisation globale du parc matériel, surtout lorsque les montants en jeu sont significatifs.
### État des lieux technique et certificats de conformité du matériel
Avant la mise en vente, il est recommandé de réaliser un état des lieux technique détaillé de votre matériel professionnel. Ce diagnostic inclut l’année d’acquisition, les heures de fonctionnement, les opérations de maintenance réalisées, les éventuelles réparations, ainsi que le niveau d’usure. Plus vous êtes transparent sur ces éléments, plus vous rassurez les acquéreurs potentiels et réduisez le risque de litige ultérieur au titre des vices cachés.
Pour certains équipements soumis à réglementation (machines dangereuses, appareils de levage, matériels électriques, équipements sous pression, dispositifs médicaux), il peut être judicieux de produire ou de renouveler des certificats de conformité ou des rapports de contrôle périodique. Ces documents valorisent le matériel en attestant de sa conformité aux normes en vigueur. À l’image du contrôle technique pour une voiture d’occasion, un rapport récent et favorable peut faire la différence entre une vente rapide à bon prix et une négociation à la baisse.
Canaux de commercialisation du matériel d’entreprise
Une fois l’inventaire et la valorisation du matériel effectués, se pose la question cruciale des canaux de commercialisation. Faut-il privilégier une plateforme B2B, une vente aux enchères, un courtier spécialisé ou la cession directe à d’autres professionnels ? Il n’existe pas de réponse unique : le bon canal dépend de la nature du matériel, de son état, de l’urgence de la liquidation et de vos objectifs financiers.
### Plateformes B2B spécialisées : Eurotradex, Exapro et Foeth
Les plateformes B2B spécialisées dans le matériel d’occasion, comme Eurotradex, Exapro ou Foeth, sont particulièrement adaptées pour céder des équipements industriels, des lignes de production ou du matériel de process. Elles jouent le rôle de vitrines internationales en mettant en relation des vendeurs et des acheteurs professionnels, souvent au-delà du simple cadre national. Pour une entreprise en cessation d’activité, ces plateformes permettent de toucher un marché plus large et de maximiser les chances de trouver un acquéreur au juste prix.
Concrètement, vous publiez une fiche détaillée pour chaque équipement : description technique, photos de qualité, vidéos éventuelles, année de mise en service, documentation disponible. Certaines plateformes proposent un accompagnement pour la rédaction de l’annonce, la négociation et même l’organisation du transport. En contrepartie, elles facturent une commission sur le prix de vente ou un forfait de mise en ligne. Pour des matériels à forte valeur ajoutée, ce coût est souvent largement compensé par la visibilité offerte et par le gain de temps dans le cadre de la liquidation.
### Ventes aux enchères professionnelles avec Agorastore et Interencheres
Les ventes aux enchères professionnelles, organisées notamment sur des plateformes comme Agorastore ou Interencheres, constituent un canal particulièrement efficace lorsque vous devez vendre un volume important de matériel dans un délai restreint. Les enchères créent une émulation entre acheteurs potentiels et permettent souvent d’obtenir des prix de marché, voire supérieurs, pour des biens attractifs ou rares. Ce mode de cession est fréquemment utilisé en liquidation judiciaire, mais il peut également être mobilisé dans un contexte amiable.
Dans la pratique, le commissaire-priseur ou l’opérateur de ventes aux enchères se charge de cataloguer les biens, d’organiser les visites, de fixer les mises à prix et de conduire la vente. Une fois l’adjudication prononcée, l’acheteur verse le prix augmenté des frais, et le produit net (moins la commission de l’opérateur) est reversé au liquidateur ou au cédant. Si vous recherchez avant tout la rapidité et la transparence, ce canal est particulièrement pertinent, même si vous renoncez parfois à une partie du potentiel de négociation individuelle.
### Courtiers en matériel d’occasion sectoriel : avantages et commissions
Les courtiers en matériel d’occasion spécialisés par secteur (BTP, agroalimentaire, imprimerie, médical, hôtellerie-restauration, etc.) jouent un rôle d’intermédiaires entre vendeurs et acheteurs. Ils disposent d’un réseau d’acheteurs qualifiés et d’une connaissance fine des prix pratiqués, ce qui leur permet d’optimiser les chances de cession, notamment pour du matériel très spécifique. Pour une entreprise en fin d’activité, faire appel à un courtier revient un peu à confier la vente de sa maison à une agence immobilière : vous déléguez la prospection et la négociation, moyennant une commission.
Les commissions varient généralement entre 5 % et 15 % du prix de vente, selon la nature du matériel, les volumes et le niveau de service (simple mise en relation, négociation, gestion logistique). L’avantage principal réside dans le gain de temps et dans la sécurisation des transactions, en particulier lorsque vous n’avez pas l’expertise technique ou commerciale pour valoriser certains équipements. En revanche, si votre parc est constitué de petits matériels standardisés à faible valeur unitaire, les commissions peuvent rapidement entamer le produit de cession : dans ce cas, une vente directe ou en lot est souvent préférable.
### Cession directe entre professionnels via réseaux sectoriels
Enfin, la cession directe entre professionnels reste un levier puissant, souvent sous-estimé. Vos confrères, fournisseurs, sous-traitants ou même vos concurrents peuvent être intéressés par votre matériel, surtout s’il est récent et bien entretenu. Les réseaux sectoriels, groupements professionnels, clubs d’entrepreneurs ou chambres consulaires (CCI, CMA) peuvent vous aider à diffuser l’information. Une simple annonce ciblée dans une newsletter professionnelle ou sur un groupe spécialisé peut parfois générer des contacts qualifiés plus rapidement qu’une plateforme généraliste.
La cession directe présente l’avantage de limiter les intermédiaires et donc les coûts de transaction. Elle permet également de négocier des conditions sur mesure : paiement échelonné, reprise en bloc de plusieurs équipements, voire transfert concomitant de contrats ou de clientèle. En revanche, elle suppose une certaine disponibilité pour gérer les visites, les essais, la négociation et la contractualisation. Dans un contexte de cessation d’activité où le temps et l’énergie du dirigeant sont souvent comptés, il est parfois pertinent de combiner plusieurs canaux (enchères pour les petits matériels, vente directe ou courtier pour les équipements stratégiques).
Aspects fiscaux et comptables de la cession de matériel
La vente du matériel professionnel lors d’une cessation d’activité n’est pas qu’une simple opération de trésorerie. Elle a des conséquences fiscales et comptables directes sur le résultat de l’entreprise, et donc sur le montant de l’impôt dû. Bien gérer ces aspects, c’est éviter les mauvaises surprises à la clôture de l’exercice et s’assurer que l’effort consenti pour valoriser les actifs ne soit pas anéanti par une fiscalité mal anticipée.
### Régime des plus-values professionnelles à court et long terme
Lorsqu’un matériel inscrit à l’actif immobilisé est vendu, la différence entre le prix de cession (hors TVA) et la valeur nette comptable génère une plus-value ou une moins-value professionnelle. Cette plus-value est dite à court terme à hauteur des amortissements pratiqués, et à long terme pour la fraction excédant le coût d’origine non amorti. Cette distinction est importante, car les plus-values à court terme sont en principe imposées au taux de droit commun (impôt sur les sociétés ou impôt sur le revenu dans la catégorie BIC/BNC), tandis que les plus-values à long terme bénéficient parfois de régimes plus favorables ou d’exonérations conditionnelles.
Plusieurs dispositifs peuvent réduire, voire annuler, la taxation des plus-values, notamment en cas de départ à la retraite du dirigeant ou lorsque le chiffre d’affaires moyen de l’entreprise reste sous certains seuils (régimes des articles 151 septies et 238 quindecies du CGI, par exemple). Il peut donc être opportun de programmer certaines cessions de matériel au moment de la cessation d’activité pour bénéficier au mieux de ces régimes. Un échange avec votre expert-comptable ou votre conseil fiscal vous permettra de simuler différents scénarios et d’optimiser le calendrier et les modalités de vente.
### Traitement de la TVA sur cessions : TVA collectée et régularisations
Sur le plan de la TVA, la vente de matériel professionnel est, en principe, soumise à TVA lorsqu’elle intervient entre assujettis et porte sur des biens ayant ouvert droit à déduction lors de leur acquisition. Vous devez donc facturer la TVA au taux applicable (souvent 20 %) et la déclarer dans votre dernière déclaration, comme une TVA collectée classique. Cela peut surprendre certains dirigeants qui considèrent ces ventes comme des « ventes exceptionnelles », mais l’administration les assimile bien à des opérations taxables ordinaires.
Par ailleurs, lorsque le matériel est cédé avant la fin de la période de régularisation de la TVA (5 ans pour les biens meubles, 20 ans pour les immeubles), une régularisation de la TVA déduite peut être nécessaire si l’affectation du bien change ou si l’entreprise cesse son activité. Cette régularisation consiste à reverser une partie de la TVA initialement récupérée, au prorata des années restant à courir. Même si ce mécanisme peut sembler technique, il est crucial de l’anticiper pour éviter un redressement ultérieur, d’autant plus que les contrôles fiscaux ciblent fréquemment les périodes de cessation d’activité.
### Impact sur le résultat fiscal et optimisation de la taxation
Comptablement, les produits de cession du matériel professionnel viennent augmenter les produits exceptionnels, tandis que la sortie de l’immobilisation (pour sa valeur nette comptable) est enregistrée en charges exceptionnelles. La différence alimente le résultat de liquidation, qui peut être bénéficiaire ou déficitaire selon la qualité de la valorisation réalisée. Un résultat de liquidation positif peut sembler rassurant, mais il augmente mécaniquement la base imposable, sauf application d’un régime d’exonération.
Pour limiter la pression fiscale, vous pouvez, dans le respect des textes, jouer sur plusieurs leviers : calibrer le calendrier des ventes, arbitrer entre vente isolée de matériel et cession globale de fonds de commerce, vérifier l’éligibilité à des dispositifs d’exonération de plus-values, ou encore veiller à comptabiliser toutes les charges liées à la liquidation (frais de démontage, transport, commissions, diagnostics). L’idée n’est pas de « gonfler » artificiellement les charges, mais de s’assurer qu’aucune dépense légitime ne soit oubliée, afin de refléter fidèlement la réalité économique de la cessation d’activité.
Documentation légale et contractualisation des ventes
Au-delà des aspects économiques, chaque cession de matériel doit être formalisée juridiquement. Un écrit clair et complet protège à la fois le vendeur et l’acheteur en définissant les conditions de la vente, les responsabilités de chacun et les recours possibles en cas de litige. Dans un contexte de cessation d’activité, où les interlocuteurs peuvent changer rapidement (liquidateur, repreneur, créanciers), la rigueur documentaire est d’autant plus importante.
### Rédaction du bon de cession et mentions obligatoires
Pour chaque vente de matériel, il est recommandé d’établir un bon de cession ou un contrat de vente, même si l’acheteur est un professionnel de confiance. Ce document doit mentionner au minimum : l’identification des parties (dénomination sociale, SIREN, coordonnées), la description précise du bien (marque, modèle, numéro de série, année, état), le prix de vente hors taxes et toutes taxes comprises, les modalités de paiement, ainsi que la date et le lieu de transfert de possession.
Lorsque la vente est soumise à TVA, le bon de cession tient lieu de facture et doit comporter toutes les mentions obligatoires prévues par le Code général des impôts. Si plusieurs matériels sont cédés à un même acquéreur, un inventaire annexé peut détailler chaque bien avec son prix unitaire, tout en mentionnant un prix global en pied de document. Cette granularité facilitera ensuite le suivi comptable et fiscal, notamment pour distinguer les plus-values par nature de bien ou par durée de détention.
### Clauses de garantie des vices cachés et limitations de responsabilité
Même entre professionnels, la garantie des vices cachés s’applique, sauf clause contraire expresse. Pour un matériel vendu dans le cadre d’une cessation d’activité, il est fréquent de stipuler une clause de vente « en l’état » ou « tel quel, sans garantie autre que la garantie légale d’éviction ». Toutefois, une telle clause ne permet pas de s’exonérer totalement en cas de dissimulation intentionnelle d’un défaut majeur connu du vendeur. La transparence reste donc la meilleure protection, tant juridique que relationnelle.
Le contrat peut également prévoir des limitations de responsabilité quant à l’usage futur du matériel : absence de garantie de performance, d’adéquation à un usage particulier, ou encore exclusion de toute indemnisation indirecte (perte d’exploitation, manque à gagner). Ces clauses doivent être rédigées avec soin pour rester opposables, en particulier lorsque l’acheteur est un non-professionnel ou qu’il existe un déséquilibre manifeste entre les parties. En cas de doute, l’avis d’un conseil juridique est vivement recommandé.
### Transfert de propriété et modalités de paiement sécurisées
Le contrat doit préciser clairement le moment du transfert de propriété et celui du transfert des risques. Classiquement, la propriété est transférée au jour de la vente, mais les parties peuvent convenir que le vendeur reste propriétaire jusqu’au paiement complet du prix (clause de réserve de propriété). Cette clause est particulièrement utile lorsqu’un paiement échelonné est accordé, mais elle suppose de pouvoir identifier précisément le matériel et de respecter certaines formalités pour être opposable en cas de défaillance de l’acheteur.
Les modalités de paiement doivent également être sécurisées : virement bancaire avant enlèvement, chèque de banque, séquestre sur le compte d’un tiers de confiance, voire acompte suivi d’un solde à la livraison. Dans un contexte de liquidation, le liquidateur a la responsabilité de veiller à la bonne rentrée des fonds, qui serviront à désintéresser les créanciers. Il est donc préférable d’éviter les paiements en espèces ou les arrangements informels, qui pourraient être contestés ultérieurement par l’administration ou par les créanciers.
Liquidation du passif et clôture définitive de l’entreprise
La cession du matériel professionnel n’est qu’une étape dans le processus global de liquidation du passif et de clôture définitive de l’entreprise. Le produit des ventes doit être affecté en priorité au remboursement des dettes, avant d’envisager un éventuel boni de liquidation pour les associés. La bonne exécution de cette séquence conditionne la sérénité juridique du dirigeant et des associés après la disparition de la structure.
### Affectation du produit de cession au remboursement des créanciers
Dans le cadre d’une liquidation amiable, le liquidateur a pour mission d’apurer le passif en utilisant le produit de la vente des actifs (matériel, stocks, créances clients, immobilier). L’ordre de paiement respecte les règles classiques : dettes salariales et sociales, impôts, fournisseurs, prêteurs, etc. Les créanciers privilégiés (Trésor public, organismes sociaux, salariés) sont en principe payés avant les créanciers chirographaires (fournisseurs sans sûretés, par exemple).
Si le produit de cession du matériel et des autres actifs est suffisant pour couvrir l’ensemble des dettes, le solde revient aux associés sous forme de boni de liquidation. À l’inverse, en cas d’insuffisance d’actif, un mali de liquidation est constaté, et les associés perdent tout ou partie de leurs apports, sans être tenus au-delà (sauf faute de gestion ou garantie personnelle). D’où l’importance, en amont, de valoriser au mieux le parc matériel, car chaque euro récupéré peut faire la différence entre un règlement intégral et un abandon partiel de créances.
### Déclaration de radiation définitive et publication au BODACC
Une fois les opérations de liquidation achevées et les comptes définitifs approuvés, le liquidateur procède à la demande de radiation de l’entreprise via le guichet unique. Cette démarche s’accompagne de la publication d’un avis de clôture de liquidation dans un support d’annonces légales, puis d’une mention au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC) pour les sociétés immatriculées au RCS. Cette publicité rend la disparition de la société opposable aux tiers et marque la fin officielle de son existence juridique.
Concrètement, le dossier de radiation comprend le procès-verbal d’approbation des comptes de liquidation, les comptes définitifs, l’attestation de parution de l’avis de clôture, ainsi que, selon les cas, un certificat de régularité fiscale et sociale. Après validation par le greffe ou l’organisme compétent, la mention « radiée » est portée au Registre national des entreprises et au répertoire SIRENE. À partir de cette date, il n’est plus possible de conclure d’actes au nom de la société, qui cesse d’exister en tant que personne morale.
### Conservation des documents comptables : durée légale et archivage
La cessation d’activité et la radiation de l’entreprise n’emportent pas la disparition immédiate de toutes les obligations documentaires. Le dirigeant (ou le liquidateur) doit organiser la conservation des documents comptables et juridiques pendant les durées légales, qui varient selon la nature des pièces. À titre indicatif, les livres comptables, pièces justificatives et comptes annuels doivent être conservés au moins 10 ans, les documents sociaux (PV d’assemblées, registres de mouvements de titres) entre 3 et 5 ans, et certains documents fiscaux autant que dure le délai de reprise de l’administration.
Un archivage rigoureux – physique ou numérique – est donc indispensable, même après la disparition officielle de l’entreprise. En cas de contrôle fiscal ultérieur, de litige avec un ancien client, fournisseur ou salarié, ou encore de contestation d’une opération de cession de matériel, ces documents serviront de référence. Vous pouvez confier leur conservation à un tiers de confiance (expert-comptable, avocat, prestataire d’archivage) ou les conserver vous-même, à condition de garantir leur intégrité, leur lisibilité et leur accessibilité pendant toute la durée légale. Ainsi, même après la fermeture, vous gardez les moyens de défendre vos intérêts et de justifier la régularité de votre cessation d’activité.