La gestion du personnel, tant dans les entreprises que chez les fournisseurs informatiques proposant des services d’externalisation, est complexe et s’appuie sur des outils numériques. Surtout maintenant que l’urgence du coronavirus a stimulé le travail intelligent. Quelle est la première question que se pose le responsable des ressources humaines dans une entreprise moderne? La question qui le hante le plus est sûrement «est-ce que je fais bien mon travail? Et si la réponse est oui, pourquoi les choses ne se passent-elles pas comme je m’y attendais, pourquoi les employés ne sont-ils pas satisfaits? ». Mais prenons du recul en disant qu’aujourd’hui, par rapport à il y a quelques années, la gestion du personnel est certainement devenu plus difficile, pour certaines raisons liées au changement de paradigme des entreprises, en particulier celles du secteur informatique – comme les intégrateurs de systèmes – qui sont confrontées à des problèmes liés au travail pour d’autres entreprises, à la gestion de la force de vente, à l’accompagnement des clients, au code développement, développement: activités réalisables à distance ou ne nécessitant pas une présence permanente sur site.

Le smart Working modifie les règles de gestion du personnel

Comment, alors, une bonne gestion du personnel ? Pour répondre à cette question, il faut d’abord clarifier ce qu’est devenue aujourd’hui la gestion du personnel, entre smart working, travail agile, télétravail et digitalisation du travail. En effet, dans tout ce scénario, la transformation numérique des entreprises joue un rôle fondamental en termes de gestion des ressources humaines de l’entreprise en termes de formation et de croissance des compétences professionnelles au sein de sa propre entreprise.

Qu’est-ce que la gestion du personnel ?

Aujourd’hui, avec la gestion du personnel – mais il vaut mieux utiliser le sens plus complet de la gestion des ressources humaines, qui englobe également toutes les activités connexes qui permettent à une entreprise de travailler et de grandir – nous entendons les compétences de gestion – que nous identifions, au moins en termes d’entreprises plus structurées, avec le HR Manager – pour trouver, embaucher et retenir les professionnels et les personnes utiles à l’entreprise. Concept élémentaire: comme tout processus, physique ou personnel, vous avez besoin du carburant pour alimenter le processus qui mène à l’atteinte d’un objectif. Les éléments les plus difficiles d’une gestion réussie du personnel sont sans aucun doute de savoir identifier les compétences dont l’entreprise a besoin pour grandir et évoluer, en fonction des variations de la demande de son marché, et de savoir créer et gérer des processus et des parcours qui mènent à la valorisation et la croissance professionnelle des talents recrutés. Ces deux objectifs fondamentaux sont ensuite suivis des aspects contractuels, administratifs et juridiques que nous pouvons cependant considérer comme une gestion fondamentale et – nous pourrions les définir comme cela – une gestion mécanique et instrumentale du personnel. Mécanique et instrumentale car le calcul des salaires, les indemnités de départ (indemnité de départ), la régulation des indemnités, l’affectation des outils de travail sont un aspect marginal et facilement externalisable.

Les nombreux aspects qui compliquent la gestion du personnel

En revanche, une gestion efficace du personnel ne peut ignorer la définition des descriptions de poste qui servent l’entreprise et qui permettent d’identifier les ressources les plus compétentes du marché; une activité extrêmement difficile aujourd’hui car, en fonction des projets que l’entreprise doit mener à bien, ces caractéristiques expérientielles peuvent changer énormément. A cela il faut ajouter que dans une entreprise moderne, la gestion du personnel devrait également s’étendre aux fournisseurs – auxquels doivent s’appliquer les mêmes règles éthiques que celles définies pour les employés directs – mais aussi aux clients avec lesquels, de plus en plus souvent, ses employés se retrouvent à travailler à distance. Des éléments qui augmentent encore, si possible, la difficulté d’une gestion efficace des ressources humaines. Pourquoi cela doit-il être considéré: que les personnes qui travaillent dans l’entreprise sont des ressources, pas un simple actif instrumental, dans lequel il est nécessaire d’investir pour être toujours plus performant et pouvoir améliorer ses résultats économiques – le terme ressources humaines ( ressources humaines ou simplement RH) a été utilisée à partir des années 60 pour mettre en évidence le dépassement de l’organisation scientifique du travail.

D’où vient le terme RH ?

C’était une théorie développée dans les années de la révolution industrielle américaine par Fred Taylor qui soutenait que le remède à l’inefficacité de l’industrie américaine alors émergente et inefficace ne se trouvait pas tant dans la recherche de talents extraordinaires, mais plutôt dans un organisation systématique, sorte de science du travail basée sur des lois précises, applicables dans toutes les activités humaines.

Transformation Digitale RH, gestion du personnel dans l’air du temps

Grâce – ou à cause – de la transformation numérique, comme nous l’avons déjà écrit, le concept d’employé s’est élargi et aujourd’hui les travailleurs représentent avant tout une ressource, une valeur, un facteur stratégique qui peut déterminer le succès ou l’échec d’une entreprise. C’est pourquoi il est crucial que le DRH soit à la hauteur de la situation et qu’au lieu de se concentrer sur des éléments de contrôle ou de sanction des comportements inappropriés, il doive de plus en plus devenir le mentor et le guide du développement et de la croissance professionnelle des femmes. les hommes de son entreprise. Dans cette vision, sans aucun doute, les voies et outils qu’offrent la transformation numérique, l’innovation de business model et la digitalisation pure des processus, sont une opportunité extraordinaire pour changer de point de vue et mettre les ressources au centre des stratégies de croissance. D’où la nécessité de mettre à jour leur gestion du personnel – si ce n’est déjà fait – avec la Transformation Digitale RH, une mutation qui, tôt ou tard, touchera toutes les organisations, qui devront adopter des compétences, des outils et des processus numériques, en évoluant avec les modèles organisationnels et les méthodes de travail. En effet, même anticiper les tendances car désormais – l’urgence sanitaire du coronavirus l’a également démontré – seules les entreprises survivent capables d’agir rapidement, d’innover et de s’adapter le plus tôt possible au changement. Pour ce faire, cependant, vous avez besoin des bonnes personnes: nous revenons ici au concept de ressource stratégique pour l’organisation. Comment alors cette transformation se fera-t-elle? C’est ce que révèlent les résultats d’une recherche de l’Observatoire des pratiques d’innovation RH du Politecnico di Milano: dans une gestion du personnel moderne et numérique, trois grands axes d’intervention ont en effet été identifiés: la formation et la recherche; sélection du personnel; investissements dans le numérique. La recherche a ensuite identifié les outils numériques utilisés pour améliorer les performances dans ces domaines: les médias sociaux – pour la recherche et la sélection du personnel – les technologies mobiles pour la formation des employés et, enfin, l’intelligence artificielle et l’analytique pour le contrôle et l’optimisation des processus et des procédures.

Qui s’occupe de la gestion du personnel dans l’entreprise ?

Normalement, chaque entreprise structurée dispose d’une équipe qui s’occupe de la gestion du personnel, de la communication interne, des programmes de formation et de la gestion des rotations de travail (vacances, congés, maladies, remplacements de maternité, fiches de paie, gestion des programmes de protection sociale des entreprises, conventions). Normalement, ce sont les entreprises plus petites et moins organisées qui externalisent la gestion du personnel, tandis que pour les grandes entreprises – également par rapport à ce qui a été vu jusqu’à présent – il est devenu stratégique d’avoir un groupe de professionnels spécialisés dans la gestion des ressources humaines. En effet, si par le passé le défi commercial entre concurrents était gagné avant tout grâce à la meilleure gestion possible des usines, des machines et des matériaux, maintenant que les hommes sont devenus des ressources importantes, la gestion des collaborateurs et des employés fait la différence.

Les professionnels au service des RH

Ainsi, la direction RH, en vertu du rôle stratégique qu’elle joue dans les organisations modernes, doit disposer de professionnels capables de: adapter rapidement la culture et le comportement de l’entreprise, en fonction de l’évolution du marché sur lequel l’entreprise opère, choisir et planifier les programmes de formation et de développement de leurs ressources de manière stratégique, en prévoyant, si possible, ou en adaptant rapidement les demandes externes avec de nouvelles compétences internes, être empathique et comprendre immédiatement les besoins des employés, anticiper les demandes de changement de direction pour répondre aux nouveaux défis du marché, Les responsables RH doivent être les précurseurs des tendances professionnelles, venant également recruter à l’avance les personnalités professionnelles utiles pour exceller sur le marché avant même que les concurrents ne se lancent dans les mêmes compétences professionnelles. Enfin, ceux qui travaillent dans la direction des ressources humaines doivent avoir une excellente connaissance de l’organisation de l’entreprise, de son fonctionnement, de ses mécanismes, de ses atouts et surtout des problèmes et de la manière de les résoudre. Sur la base de ces connaissances, les acteurs de la gestion du personnel pourront alors sélectionner les ressources humaines les plus utiles pour le développement des affaires, leur proposer des programmes de formation valables qui les transforment en atouts précieux, développer des programmes d’intervention, définir les coûts de gestion du personnel, vérifier l’avancement des travaux, soutenir les processus internes de gestion du changement.

Rôles, tâches et compétences pour la gestion du personnel

Mission, objectifs et tâches : chaque entreprise, pour atteindre ses objectifs, définit une mission que ses collaborateurs doivent suivre, en utilisant les outils et en réalisant les activités établies par le descriptif de poste. La tâche est l’espace organisationnel confié à un salarié et se définit comme l’ensemble des tâches et activités qu’il devra réaliser. Au sein du poste, les éléments fondamentaux sont les activités , c’est-à-dire la routine quotidienne des opérations que tout le monde au sein d’une entreprise doit accomplir. Par conséquent, dans chaque organisation, il y a le poste – qui détermine également l’avancement de la carrière professionnelle – qui est défini comme le poste occupé par le titulaire d’un emploi – ou par l’employé – et est représenté par une petite case dans l’organigramme. À ce stade, l’atteinte des objectifs se produira lorsque le propriétaire d’un emploi considère les activités qu’il doit effectuer non pas tant comme des moments de pure exécution que comme le moment où il peut télécharger toutes ses compétences sur le terrain pour effectuer. ces tâches de la meilleure façon possible, en prenant toutes les responsabilités et l’autonomie nécessaires pour réussir.

Comment définir le rôle des travailleurs ?

C’est là qu’intervient le concept de rôle, c’est-à-dire le comportement attendu de la personne occupant un certain poste. Les éléments fondamentaux du rôle sont les compétences, c’est-à-dire l’ensemble des compétences ou des qualités d’un employé, qui sont utilisées pour répondre à une organisation ou à une demande du marché. L’élément clé pour évaluer ses collaborateurs aujourd’hui, ce sont précisément les compétences qui ont fait évoluer la gestion du personnel d’un concept dépassé de description de poste – c’est-à-dire l’ensemble des tâches confiées à une ressource – à celui d’un profil de rôle – c’est-à-dire l’ensemble de compétences qui vous permettent de remplir ce rôle de manière appropriée.

Partage d’objectifs: éléments de croissance du personnel

Pour conclure, donc, au sein d’une entreprise moderne, les cadres, middle managers et managers doivent partager les objectifs à atteindre avec leurs collaborateurs. Cependant, ils doivent formuler des objectifs concrets, mesurables et atteignables à une certaine date. Les objectifs de l’entreprise doivent également être partagés, vérifiables – c’est-à-dire qu’il est possible d’analyser périodiquement s’ils ont été atteints ou non – et exigeants – mais toujours réalisables. Enfin, il existe des objectifs quantitatifs, liés à un indicateur d’entreprise, et des objectifs qualitatifs, qui nécessitent des évaluations subjectives.

Outils et logiciels de gestion du personnel: ce qu’ils sont et comment les choisir

À l’heure actuelle, la gestion moderne du personnel ne peut plus ignorer l’utilisation de logiciels spécialisés; en particulier lorsque vous opérez dans plusieurs endroits, répartis dans tout le pays ou à l’extérieur du pays.

Détection de présence

Savoir où se trouvent vos collaborateurs est essentiel, notamment pour la gestion de la sécurité, en cas de problèmes, d’accidents ou d’événements naturels soudains. Ainsi, un logiciel de détection de présence est capable de gérer l’estampillage de tout le personnel, gérant également les rotations pour les vacances ou les congés, permettant le traitement des fiches de paie et toutes les opérations qui en découlent. Les outils les plus modernes permettent aujourd’hui le marquage virtuel même via votre smartphone, vous permettent de demander des vacances et des permis simplement en cliquant sur un bouton même à distance. Ils accélèrent toutes les procédures bureaucratiques et de gestion.Enfin, de plus en plus important, ces logiciels vous permettent de générer des rapports et des données statistiques qui vous permettront d’optimiser les activités commerciales, en éliminant tout problème d’organisation.

Gestion des activités

Ils sont appelés feuilles de temps et sont des outils de gestion d’activités qui ne sont pas particulièrement innovants mais sans aucun doute efficaces lorsqu’il y a des employés qui doivent gérer plus d’une tâche par jour et doivent en faire rapport – généralement des agences. En pratique, la feuille de temps est une feuille de travail individuelle qui permet de suivre le temps consacré à chaque activité, à chaque opération que les clients – internes ou externes – ont demandée et à laquelle le salarié a consacré son temps. Grâce aux feuilles de temps, vous pouvez facilement suivre l’avancement des projets et des travaux et obtenir immédiatement une vue d’ensemble des coûts / revenus, contrôler les processus commerciaux et les cycles de production.

Gestion des ressources humaines

Pour gérer vos ressources, vous devez évidemment les connaître; c’est pourquoi il est donc utile de disposer d’un outil qui vous permette de gérer les données relatives à vos collaborateurs – la formation reçue, les absences, les problèmes familiaux, les éventuelles notes disciplinaires, les demandes de changement d’emploi, les compétences dont dispose le salarié. Enfin, également la gestion du cursus personnel de chaque ressource de l’entreprise, afin de pouvoir identifier à la volée les talents qui pourraient être nécessaires à un moment donné. Plus les entreprises sont grandes, plus la connaissance des employés devient stratégique afin de tirer parti de toutes les compétences internes de l’organisation. Données personnelles, dossiers personnels complets, informations contractuelles et valeurs salariales, délais et rappels aux individus – ne serait-il pas agréable pour l’entreprise de se souvenir de l’anniversaire d’un salarié en lui offrant un café? L’efficacité de ces outils est également particulièrement appréciée pour la gestion des délais légaux – cours relatifs à la sécurité, examens médicaux et visuels obligatoires, délais contractuels, délais de gestion relatifs au parc automobile ou aux équipements informatiques individuels …

Outils d’évaluation du personnel

Un outil innovant et utile concerne l’évaluation du personnel: si, comme écrit précédemment, il est important de développer et d’augmenter les compétences de ses collaborateurs, il est également crucial de les faire se sentir écoutés et valorisés. C’est pourquoi un outil d’évaluation permet de recevoir du feedback mais aussi de donner à la ressource un avis sur ses travaux. Non seulement pour attribuer des notes de mérite ou d’inaptitude, mais surtout pour savoir quels sont les points faibles de son personnel et agir pour combler les lacunes, pour introduire des formations qui peuvent aider à mieux gérer les affaires de l’entreprise.

Comment intégrer un logiciel de gestion personnelle dans l’entreprise avec des intégrateurs système ?

Si, par conséquent, la gestion du personnel – motivation, formation , initiatives pour empêcher les employés d’entrer dans une zone de confort qui nuit à la fois à leur professionnalisme et à la performance de l’entreprise elle-même – est aujourd’hui complexe en elle-même, dans ces situations se compliquent encore davantage car l’élément de physique le contrôle des employés fait défaut. La gestion du personnel nécessite aujourd’hui de grandes compétences organisationnelles de la part des responsables RH pour une organisation efficace des équipes, pour l’allocation des ressources aux équipes – de plus en plus dynamiques et réactives aux besoins du marché; la consolidation d’un environnement de travail cohésif et le maintien de la tranquillité sont sans aucun doute des objectifs qu’un directeur des ressources humaines doit atteindre – avec ceux liés à l’efficacité et au budget de dépenses – pour faire fonctionner l’entreprise.

Comment bien gérer les ressources humaines ?

Revenons à la question que nous nous sommes posée au départ et qui représente le cauchemar de ceux qui gèrent le personnel: si je ne me trompe pas, pourquoi mes employés ne fonctionnent-ils pas comme j’attendais? Que puis-je faire pour les aider à s’améliorer ?

Voici quelques conseils sur les erreurs à ne pas commettre dans la gestion du personnel.

Première étape: il est nécessaire d’identifier quel est le problème , qui peut se cacher dans différents domaines, de la répartition des rôles à l’organisation des quarts de travail en passant par la communication d’entreprise. Très rarement – et c’est le cas le plus simple – le problème vient des employés; l’erreur est plus susceptible d’être dans la façon dont ils sont traités par l’organisation. L’étape suivante consiste à apprendre à attribuer les bons rôles et à identifier les bonnes compétences pour un rôle. Ne tenez pas compte du fait que vos employés occupent le rôle qui leur convient le mieux; en outre, il peut également être difficile de comprendre quelles sont les compétences exactes que doit couvrir la personne à qui un projet doit couvrir. Le fait de ne pas bien identifier les compétences met en péril la réussite du projet.

 

Créer une équipe compacte qui vise les mêmes objectifs: qu’il s’agisse d’un petit groupe de personnes qui doivent travailler en étroite collaboration ou de l’ensemble des salariés de l’entreprise, les responsables de la gestion du personnel doivent travailler sur les stimuli et les outils pour motiver les salariés épouser l’identité corporative, travailler en équipe, en faisant passer les intérêts du groupe avant les intérêts individuels. Maîtriser les conflits entre salariés : les raisons pour lesquelles des querelles, des malentendus ou des problèmes surviennent peuvent être nombreuses, de nature professionnelle ou personnelle, et il n’est pas facile de comprendre comment elles sont survenues. Une gestion efficace des conflits nécessite des compétences en médiation et de gros efforts. Les imprévus et les urgences peuvent tester qui doit gérer le personnel s’il n’a pas préalablement préparé un plan de gestion de crise. Parmi les cas imprévisibles à gérer il peut y avoir celui du salarié qui ne se présente pas au travail, une réduction d’effectifs due à une épidémie – comme dans le cas du Coronavirus -, une urgence qui implique une charge de travail plus importante. Mauvaise communication et objectifs peu clairs : savoir communiquer est le don fondamental de ceux qui doivent gérer les ressources humaines. Si la communication descendante – mais aussi la communication ascendante – ne fonctionne pas, des malentendus et du mécontentement sont créés et les objectifs ne peuvent être atteints. De plus, si les objectifs assignés ne sont pas communiqués de manière correcte ou sont peu quantifiables ou, simplement, irréalisables, des problèmes d’organisation se créent et la fonction RH doit intervenir pour les clarifier et les rendre accessibles.

Le secret réside dans l’analyse des performances

Analyse, analyse et analyse: comme nous l’avons vu, parmi les outils permettant une gestion moderne et innovante du personnel, il y a aussi ceux d’analyse de la performance des collaborateurs. Si les résultats attendus ne sont pas atteints, il est possible que les rôles attribués aux projets ne soient pas à la hauteur de la tâche; ou que des personnes possédant les bonnes compétences n’ont pas été affectées. Il faut donc comprendre dans le temps où et comment corriger le cliché. Analyser la performance de ses collaborateurs – ressources et non plus de simples cadres – est désormais incontournable pour un DRH et est tout aussi stratégique que d’avoir un bon Marketing Manager ou un CEO innovant.