L’importance croissante de la gestion des ressources humaines dans le cadre des stratégies d’entreprise a rendu de plus en plus important de tirer parti des différentes possibilités offertes par l’ externalisation RH : mais quels sont, en pratique, les avantages et les inconvénients de l’ externalisation des ressources humaines dans l’entreprise ?

Qu’est-ce que l’externalisation des ressources humaines?

L’entrepreneur a la possibilité d’externaliser une partie des tâches présentes dans l’entreprise afin d’accéder à de nouvelles compétences et perspectives d’efficacité. L’ externalisation des processus métier n’est pas nouvelle, comme en témoigne le fait que l’utilisation de cette pratique a plus que doublé des années 90 à nos jours. Mais qu’est-ce que l’externalisation des ressources humaines ? Ce terme désigne la pratique consistant à confier structurellement la gestion d’une fonction spécifique à un fournisseur extérieur à l’entreprise, qu’il s’agisse d’un processus à inclure dans la production plus complexe, ou d’un secteur entier, principal ou support. Les fournisseurs concernés ne sont autres que des entreprises spécialisées dans la mise à disposition de leurs clients des ressources humaines et matérielles nécessaires à l’intégration des besoins internes de l’entreprise. L’externalisation, en d’autres termes, est l’exact opposé du modèle traditionnel d’ intégration verticale (qui peut également être défini en interne ), répandu dans la plupart des entreprises: ce modèle prévoit la gestion interne et l’exécution des différentes activités de production, y compris celles accessoires. . Si cette structure s’est montrée adéquate pour des réalités de production souvent très différentes les unes des autres, l’augmentation de la compétitivité et du dynamisme des marchés a progressivement représenté un frein à la croissance des entreprises, de plus en plus obligées de réduire le temps alloué aux planifier leur structure interne pour prêter attention aux changements de consommation dans un secteur de référence. C’est le facteur qui, combiné à la nécessité de limiter les coûts et d’allouer les compétences de la meilleure façon possible (en vue d’accroître la compétitivité à long terme et l’efficacité des processus de production), a conduit à une utilisation toujours croissante du modèle. l’externalisation. Avec l’externalisation, en effet, les entreprises ont la possibilité d’accéder à des ressources externes à leur infrastructure, sans avoir besoin de les mettre en œuvre définitivement.

Pourquoi externaliser?

De ce point de vue, l’externalisation des ressources humaines ne fait pas exception: c’est la recherche, en dehors de l’entreprise, de ces compétences professionnelles que l’entreprise ne possède pas. Tout cela, comme c’est le cas dans la structure de sous-traitance, sans avoir à se soucier de la sélection, de la formation et de la rétention du personnel, qui, une fois un processus spécifique terminé, peut être «retourné» à l’entreprise fournisseur pour être utilisé par un autre client . Choisir de recourir ou non à l’externalisation RH dans votre entreprise fait bien entendu partie des différentes stratégies opérationnelles adoptées par l’entreprise. Il est nécessaire de réaliser une cartographie des activités, en comparant ces dernières aux compétences disponibles, de manière à mettre en évidence le besoin ou non de ressources pour l’accomplissement des processus métiers. À ce stade (c’est-à-dire une fois que l’on comprend s’il existe un besoin de compétences que l’entreprise ne possède pas actuellement), l’alternative est d’une certaine manière claire: décider d’embaucher et de former du personnel interne, avec tous les coûts et le calendrier que cela implique; ou s’appuyer sur un prestataire RH pour obtenir du personnel et des compétences déjà «prêts à l’emploi».

Quels sont les avantages pour l’entreprise?

La décision d’opter pour l’externalisation en général, ainsi que d’externaliser la gestion des ressources humaines en particulier, peut entraîner de nombreux avantages pour l’entreprise en termes de contrôle de gestion plus efficace et plus efficace. L’un des facteurs à retenir est certainement celui relatif aux coûts : le modèle d’externalisation permet des économies par rapport à une gestion interne des différentes activités liées aux RH, tant en termes absolus qu’indirects. En effet, d’une part, les coûts peuvent s’avérer inférieurs à ce que nécessiterait la création d’une structure interne dédiée à ce type d’activité; d’autre part, les économies sont également mesurées dans les pertes moindres dues à l’augmentation de l’efficacité découlant de l’utilisation de compétences déjà formées et qualifiées à cet effet. De plus, la réduction de la charge de travail qui pèse normalement sur les autres processus de l’entreprise est également liée à la réduction des coûts. En effet, l’externalisation de la gestion des RH permet de réduire le temps consacré aux activités purement administratives, de manière à concentrer ces énergies et ressources vers le développement des orientations stratégiques de croissance et de productivité de l’entreprise. En se tournant vers des fournisseurs de compétences en externalisation RH en entreprise, il est possible d’obtenir une augmentation significative de la qualité des services impliquant la gestion des ressources humaines. En effet, le professionnalisme et la compétence mis à disposition par les fournisseurs vis-à-vis des fonctions soumises à l’externalisation sont des facteurs qui optimisent les processus, augmentent la capacité de gestion: tout cela se traduit par une performance plus facile et plus efficace.

Quelles activités et tâches peuvent être externalisées?

Comme il est facile de l’imaginer, les activités et processus métiers pouvant faire l’objet d’une sous-traitance sont nombreux et varient en fonction des besoins (voire périodiques) de l’entreprise et du contexte de production dans lequel elle est inscrite. Parmi les avantages de l’externalisation, il y a sans aucun doute aussi ceux qui concernent l’administration ordinaire du personnel. Ce sont les activités qui entrent dans la définition de la masse salariale et post-paie , c’est-à-dire ce qui concerne la gestion des salaires, les éléments contributifs et la comptabilité. Grâce à une gestion externe, il est possible d’acquérir un suivi plus efficace et moderne des activités de ressources humaines: par exemple, la vérification de la présence au travail peut être confiée à des entreprises qui sous-traitent des systèmes de détection modernes, permettant au client d’économiser du temps et de l’argent (pour par exemple, pour organiser des systèmes de vérification ou pour acheter des badges et autres outils de “tamponnage” de présence). Tout cela s’étend également à la gestion comptable des pratiques et à l’envoi de documents concernant la relation de travail: des contrats à la classification des fonctions, des paiements aux contacts avec les administrations de sécurité sociale, etc . En effet, le recours à une équipe externe de professionnels du secteur de la paie peut avoir des répercussions positives importantes sur la performance de l’entreprise, car il attribue des secteurs administratifs importants tels que ceux liés au traitement de la paie, à la planification des équipes, à la gestion des voyages d’affaires, des vacances et de la performance. les frais, ainsi que la gestion de la relation de travail au sens large.

Externalisation RH d’entreprise: quels sont les inconvénients?

Pour conclure sur le sujet, il faut rappeler que le mécanisme d’externalisation peut ne pas être adapté au contexte spécifique de l’entreprise. Comme on le voit, c’est d’abord l’analyse minutieuse des besoins de l’entreprise qui dicte, en principe, l’opportunité de se tourner vers l’externalisation: des signaux tels que la fatigue dans le secteur RH ou la complication des opérations de paie indiquent la nécessité pour l’entreprise de comptez sur quelqu’un qui peut vous apporter des solutions positives. Néanmoins, il est bon de considérer que – même s’il est possible de les compter sur les doigts d’une main – il existe des inconvénients liés à l’externalisation . L’un de ces risques concerne les risques potentiels pour la sécurité de l’entreprise . L’externalisation de la gestion de certaines tâches pourrait exposer l’entreprise à la fuite d’informations sensibles. Évidemment, il s’agit d’un risque concret uniquement pour les entreprises qui ont besoin de garder le secret sur certains processus métier et qui, dans l’ensemble, peuvent être stérilisées en régissant de manière rigide les flux d’informations les plus délicats. Un autre inconvénient possible est la nécessité de procéder à des contrôles sur les services proposés par le fournisseur . Il est important, en effet, de documenter les processus soumis à l’externalisation et d’évaluer en permanence leur qualité, afin de mettre en évidence les problèmes critiques qui peuvent être résolus, dans le pire des cas, en changeant de partenaire ou en visant une gestion interne du processus. Dans le même temps, l’externalisation signifie, dans une certaine mesure, perdre le contrôle complet d’un processus donné. Bien sûr, la plupart des entreprises fournissant des services d’externalisation agissent en accord avec le client, mais il est également vrai que, pour une certaine fonction, un filtre est inséré qui empêche l’entrepreneur d’agir sans l’intermédiaire de l’entreprise externe. Cependant, cela peut aussi être considéré comme un risque calculé, surtout si cela se fait face aux avantages – beaucoup plus nombreux et attractifs – que l’externalisation RH peut garantir à l’entreprise. Par ailleurs, certaines sociétés fournisseurs recourent à l’utilisation d’outils de veille économique pour garantir au client en temps réel un accès transparent aux données et un contrôle de gestion efficace et en temps opportun.