Avis aux créateurs d’entreprise, assurer la sécurité de vos données confidentielles doit être au cœur de vos préoccupations, afin d’éviter tout risques de fuites d’informations et être en conformité avec le Règlement Général européen sur la Protection des Données personnelles. A l’heure où les volumes d’informations échangées puis stockées croissent de façon exponentielle, à la fois sous format papier et numérique, il est absolument primordial de protéger ses informations sensibles en les détruisant au destructeur de documents de manière sécurisée.
Afin de détruire quotidiennement les documents confidentiels, il est nécessaire de posséder un destructeur de documents. Lorsque vous serez en phase de recherche de mobilier fournitures de bureau, tel le photocopieur etc il ne faudra également prendre en compte le broyeur papier.
En effet, votre corbeille de papier est la première source de fuites d’informations, car elle contient énormément de documents confidentiels. Le destructeur de papier va ainsi vous garantir la confidentialité de vos documents.
En jetant les documents confidentiels directement à la poubelle, vous facilitez les actes malveillants des usurpateurs : toutes les informations intéressantes pour vos concurrents, une fois récupérées pourraient vous coûter des millions d’euros. Cependant, force est de constater que la plupart des personnes commencent à se soucier du vol d’identité, une fois seulement après en avoir été victime…
Il est donc indispensable de s’équiper d’un destructeur de documents afin de se protéger contre l’espionnage économique et industriel ainsi que de l’usurpation d’identité.
Depuis la mise en place du RGPD, vous avez l’obligation de détruire vos documents professionnels concernant des informations confidentielles à la source.
Quelles sanctions en cas de non-respect de la réglementation ?
Les entreprises ont l’obligation de se mettre en conformité avec ce règlement. Si ce n’est pas le cas, ces dernières s’exposent à de lourdes conséquences financières qui pourront ternir leur réputation et leur image.
Des amendes ou sanctions sévères sont prévues en cas d’infraction : l’entreprise encourt une amende pouvant atteindre 4% du chiffre d’affaires annuel mondial limité à 20 millions d’euros, ce qui représente un coût colossal pour la plupart des organisations.
Une large gamme de destructeur papier professionnels est disponibles sur le marché, mais comment s’équiper sans se tromper ?
Acheter un destructeur de documents en 9 étapes
Étape 1 : choisir le type de coupe du destructeur de documents
- Coupe droite : détruit les feuilles en bandelettes
- Coupe croisée : offre une sécurité nettement supérieure, avec l’avantage de réduire significativement le volume de déchet.
Étape 2 : Déterminez le niveau de sécurité nécessaire de l’appareil
C’est votre domaine d’activité qui va définir le niveau de confidentialité des informations contenues dans les supports à détruire.
A savoir : la norme 66 399 DIN est la caractéristique qui indique le niveau de confidentialité du déchiqueteur de documents.
Étape 3 : Sélectionnez la catégorie
Il existe 5 catégories :
- Destructeurs de documents individuels : pour 1 utilisateur
- Destructeurs de documents petits bureaux : jusqu’à 5 utilisateurs
- Destructeurs de documents de bureau : jusqu’à 15 utilisateurs
- Destructeurs de documents départementaux : jusqu’à 40 utilisateurs
- Destructeurs de documents industriels : pour une destruction totalement centralisée, avec plusieurs points de collecte.
Étape 4 : Définissez la capacité de destruction par passage que doit vous offrir votre machine
C’est une caractéristique importante dont va directement dépendre la productivité de votre machine.
3 critères déterminant :
- La puissance du moteur
- L’efficience du bloc de coupe
- La qualité de la transmission : la capacité de destruction par passage est exprimée en nombre de feuilles A4.
Étape 5 : Avez-vous d’autres types de médias à détruire ?
Un broyeur papier est un matériel conçu pour la destruction de papier, vous ne devez donc jamais essayer de déchiqueter des articles pour laquelle votre machine n’a pas été prévue.
Si vous avez des disques durs, SSD, CD, DVD, cartes de crédit, clef USB à détruire vous devez utilisez un destructeur de documents adapté.
Étape 6 : Optez pour des options de sécurité et de confort !
Bien que pas indispensables, elles contribuent largement au confort et à la facilité d’utilisation…
Étape 7 : Vérifiez les caractéristiques de qualité et de fiabilité en 4 points
- Dans quel matériau est réalisé le meuble (métal, plastique, bois) ? : le plastique est à éviter, le métal est solide mais bruyant (résonnance), le bois quant à lui offre un bon compromis entre solidité et absorption du bruit
- Quel est le type de transmission ? Cette partie mécanique étant extrêmement sollicitée sur un destructeur de papier, il est particulièrement important de connaître sa conception : celle-ci peut être par engrenage plastique, métallique, par chaîne ou bien encore par courroie. Les engrenages métalliques, et principalement les chaînes offrent une très grande résistance
- La machine est-elle équipée d’un moteur capable de supporter un fonctionnement en continu ?
- Quelle est la durée et le cadre de la garantie ?
Étape 8 : … Et contrôlez en 3 points les caractéristiques de développement durable
La machine est-elle équipée d’un système de gestion de l’énergie, qui va permettre de réduire la consommation électrique ?
Possède-t-il plusieurs blocs de coupe et réceptacles pour faire du tri sélectif en fonction de la nature du déchet détruit ? (ex. Papier et CD)
Où ce produit a-t-il été fabriqué ? L’empreinte écologique d’un produit fabriqué en Europe n’est pas la même que s’il vient du bout du monde..
Étape 9 : Enfin, évaluez les capacités de service du fournisseur
En dehors du choix de votre futur destructeur papier, vous devez également choisir un prestataire.
Que doit détruire chaque service ?
- Direction : brouillons, notes internes, sorties sur imprimante (ex.: mail), rapports, budgets, courriers, contrats, plan stratégique, tableaux de bord
- Secrétariat : sorties sur imprimante (ex.: mail), courriers
- Ressources humaines : information sur les salaires, évaluations de rendement, CV, promotions et rapports disciplinaires, dossiers médicaux, courriers, documents traitants de santé et de sécurité
- Ventes et marketing : listes et contrats des clients, stratégies, plan communication, rapport d’activité, plan de formation, budget, tableaux de bord, conditions commerciales, contrats, plans produits
- Bureaux d’études : dessins, projets, schémas, processus de fabrication, plan
- Recherche et développement : renseignements sur de nouveaux produits, tests auprès des concurrents, rapports, formules, tests et plans de produits, dessins de spécifications, projets
- Achats : dossiers des fournisseurs, contrats fournis, conditions d’achats
- Service informatique : CD, listing, procédure, rapports, audit
- Salle de reprographie : toutes copies ratées ou excédentaires…
- Salle d’archivage : toutes archives périmées
- Services généraux : papiers à en-tête périmé, carte de visite périmée, courriers