Le Code du Travail impose aux employeurs d'élaborer un certain nombre de documents qui doivent régulièrement être mis à jour. Ces fichiers préservent les droits des salariés et protègent l'entreprise du point de vue juridique. En cas d'inspection du travail, le dirigeant doit être en mesure de les présenter. Découvrez alors, dans cet article, les documents obligatoires pour toutes les entreprises en dépit de leur secteur d'activité.
Les documents obligatoires des entreprises
Voici les documents qu'une entreprise doit afficher et mettre à disposition de ses employés :
- Les registres obligatoires dans l'entreprise : Ces documents sont incontournables pour toutes les entreprises à partir du moment où elles engagent des salariés.
- Le registre unique du personnel : Ce registre doit être élaboré dès la première embauche, qu'il s'agisse d'un stagiaire ou d'un salarié. Toutes les entreprises sont tenues de disposer d'un registre unique du personnel qui recense tous les employés en temps réel et permet de connaître leur identité. Dans le cas échant, elles peuvent écoper d'une amende à hauteur de 750 euros pour chacun des salariés dont les informations ne figurent pas sur ce document officiel.
- Le registre des accidents bénins non déclarés : Même s'il n'est pas obligatoire, ce registre est conçu pour constater les accidents de travail sans gravité, ce qui évite au dirigeant de devoir les déclarer auprès de la Sécurité Sociale.
- Le document unique d'évaluation des risques : Également connu sous l'acronyme DUER, ce document permet d'établir l'inventaire des risques liés au travail au sein de l'entreprise. Il sert aussi à indiquer les mesures préventives prises par le dirigeant. Sans ce document, une sanction stricte peut être appliquée.
- Le registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement : Ce document est utilisé pour rassembler les alertes, autrement dit, les risques qui pourraient compromettre la santé environnementale et publique.
- Les registres du CSE : Il y a 2 registres du CSE. Le premier est également appelé « registre des questions-réponses ». Il est obligatoire lorsque le nombre des salariés est inférieur à 50. Comme son nom l'indique, il comporte les questions des membres du CSE accompagnées des réponses du dirigeant. L'absence de ce document peut amener l'entreprise à être sanctionnée. Quant au second document, il contient les dangers imminents et graves que les membres du CSE ont relevé.
- Les registres sur la durée du travail : Ce document indique les jours de repos des salariés, hebdomadaires et dominicaux. Il peut être tenu en équipe quand les opérations organisationnelles du travail ont lieu par roulement d'équipes. Le tableau qui y figue doit être mis à jour de façon régulière.
- Les registres de sécurité : Grâce au registre de la sécurité incendie, on peut identifier le matériel mis à disposition des employés pour lutter contre les incendies. Ce document comporte aussi des directives pour stopper les flammes et minimiser les pertes. Quant au registre des vérifications électriques, il contient un inventaire des vérifications électriques et des travaux de maintenance effectués sur le circuit d'électricité.
- Le registre des travailleurs à domicile : Ce document expose toutes les informations liées aux tâches accomplies par le travailleur qui exerce à domicile.
Ces registres, tout comme le Kbis (le document unique et officiel de l'existence de l'entreprise), ne peuvent être accordés qu'après avoir soumis un dossier complet aux instances concernées : un dossier qui comporte des pièces justificatives et des documents spécifiques comme un relevé des comptes annuels par exemple.
Comment effectuer l'affichage obligatoire ?
Avant de répondre à cette question, il est important de signaler que ces documents officiels doivent être enregistrés auprès d'organismes et d'établissements publics : immatriculation au registre du commerce, au répertoire national des entreprises, au centre de formalités des entreprises, etc. L'enregistrement de ces documents est officialisé par des identifiants que les entreprises doivent utiliser pour mener les démarches administratives et fiscales. On peut citer le numéro de sécurité sociale, le numéro de Siret, également appelé code Siret (un code à 14 chiffres), le numéro Siren permettant d'identifier toutes les entreprises auprès des administrations ou encore le numéro unique d'identification. Revenons à l'affichage ! L'obligation d'afficher ces documents a pour but de mentionner les droits des salariés et de leur fournir les informations nécessaires pour se protéger.
Où doit se trouver l'affichage obligatoire ?
Pour que ces documents sont accessibles aux employés, il faut choisir le bon emplacement. Même si la loi n'indique pas d'endroit spécifique, il est conseillé de les afficher dans un lieu de passage comme la salle de pause ou encore l'entrée de l'entreprise. Notez que l'affichage doit être effectué une fois le business immatriculé au registre du commerce, autrement dit, une fois que les documents auraient acquis une valeur officielle.