Il faut veiller à ne pas généraliser la définition de la digitalisation des entreprises, sinon on risque de limiter la vision de son potentiel. Numériser, c’est simplifier et économiser en utilisant la technologie avec différentes solutions en fonction de vos besoins. Des discriminateurs particuliers ne prennent le relais que lorsque vous souhaitez personnaliser les outils avec des ajouts ad hoc. Mais cet aspect est également un avantage.Numériser, c’est aussi abandonner les outils traditionnels , dits analogiques, afin de rationaliser les flux de travail et d’automatiser les activités et les procédures, qu’elles soient liées à la production et à la distribution de produits et services, au marketing et à la vente, au service client, qu’elles soient pertinentes. au périmètre de la gestion documentaire du matériel administratif, comptable et fiscal. Numériser, c’est aussi dématérialiser les lieux physiques pour communiquer et partager des informations en temps réel, dans un seul environnement connecté et collaboratif, même à distance. La digitalisation de l’entreprise apporte avec elle de nouvelles méthodes participatives et des espaces de travail ouverts, non plus limités à un contexte particulier, au bureau ou au bureau, mais qui peuvent être partagés à distance, des réunions de visioconférence au support client en passant par le chat, en passant par les interactions sur les plateformes de Social Networking dédiées. aux employés, aux collaborateurs externes et aux clients. Et en parlant de canaux sociaux d’entreprise , la participation aux conversations et leur suivi remplacent les «anciennes» enquêtes de marché, au profit d’un accès immédiat à une quantité incroyable de données et de retours pour intercepter les opinions, les sensations et les tendances. Des informations précieuses pour améliorer les produits et services ou en mettre en œuvre d’autres. La dématérialisation de l’espace physique, également conçue comme un système d’archivage et de conservation électronique, représente un gain d’efficacité , de rapidité et de maîtrise totale du flux de données. Les économies économiques sont réalisées dans le remplacement du papier et des systèmes informatiques isolés, par un stockage numérique dans lequel stocker, mettre à jour et partager des documents et des contenus multimédias. L’ensemble du flux de travail documentaire est confié à l’automatisation des plates-formes logicielles sans avoir besoin de saisies manuelles ou de recherches complexes. Numériser les modèles opérationnels signifie également corriger et optimiser ces processus critiques sur la base de données réelles obtenues à partir d’analyses intelligentes et sans marge d’erreur. En particulier, le marketing peut exploiter l’ automatisation logicielle pour générer des bases de données profilées, intercepter les clients potentiels et conserver ceux déjà acquis avec des campagnes construites autour des comportements, des préférences et des actions effectuées par les utilisateurs en ligne et hors ligne. Pour résumer, la digitalisation d’entreprise est une transformation globale qui, à travers des systèmes régis par des technologies telles que le Machine Learning et l’Intelligence Artificielle.

À quoi s’attendre du futur?

On s’attend à ce que le marché numérique soit tiré au moins jusqu’en 2020 par les secteurs des solutions logicielles et TIC, des services TIC et du contenu numérique et de la publicité (Assinform, 2018), qui ont une croissance annuelle moyenne comprise entre 5% et 7%. Cela signifie que la demande déjà assez élevée de produits et de services dans le monde numérique continuera d’augmenter dans les années à venir. Selon les estimations du Forum économique mondial, 65% des enfants scolarisés aujourd’hui iront à un travail qui n’existe pas encore . C’est précisément la numérisation de l’entreprise qui pousse le marché du travail dans cette direction, car elle introduit et continuera d’introduire des processus innovants qui nécessiteront des compétences en constante évolution et jamais vues auparavant dans l’entreprise.

Par où commencer pour mettre en œuvre la numérisation d’entreprise?

Si une première confusion sur les démarches à entreprendre est compréhensible , surtout pour ceux qui ne connaissent pas le sujet, d’autre part il est inadmissible d’adopter une attitude fermée face aux perspectives de numérisation. Le progrès est un passage naturel, une chance pour tous et non l’apanage de quelques-uns.  Comme nous l’avons mentionné, les principales causes du retard de la numérisation des entreprises résident dans une mentalité désuète , le manque d’information et le manque de connaissances. Mais nous avons également ajouté que la prise de conscience de ses avantages était mûre. Après avoir compris sa signification dans ses nombreux aspects, pour mettre en œuvre la numérisation de l’entreprise, il suffit de clarifier les priorités et les objectifs , en procédant étape par étape guidée par une analyse préventive des problèmes les plus urgents à résoudre et des nouveaux objectifs durables en bref terme et à long terme. A partir de là, on commence à innover des business models, d’une stratégie qui ne laisse rien au hasard ou à l’approximation. La stratégie est la phase la plus importante que toute entreprise doit franchir guidée par l’œil analytique de professionnels capables d’identifier les enjeux critiques, d’établir les urgences et les objectifs en cours sur la base de KPIs revisités à la lumière de nouvelles opportunités. À partir de l’analyse de ces paramètres, il est alors possible d’identifier les logiciels et solutions les plus adaptés (par exemple: sur site ou dans le cloud), qui ont été examinés pour leur utilité et leur commodité. Le cas échéant, il peut être judicieux de demander l’avis de consultants externes , capables de comprendre les besoins spécifiques de l’entreprise et, sur la base de ceux-ci, de recommander des technologies personnalisables. Des fonctionnalités de base peuvent être nécessaires pour résoudre les inefficacités apparues lors de la phase d’analyse, ou des applications plus complexes et ad hoc, ou même des systèmes de gestion qui peuvent s’intégrer à des systèmes préexistants. Au lieu des anciennes infrastructures limitées par des systèmes informatiques isolés, il est possible de migrer vers des applications serveur gérables via des navigateurs Web, libres de matériel et de toute contrainte héritée, puis d’adopter diverses solutions, applications et services sur site implémentés sur le cloud ou avec une architecture hybride pour bénéficier des deux modes. Selon le secteur, les objectifs configurés et les optimisations nécessaires, les systèmes de gestion et ERP, des plates-formes de documents d’entreprise (Enterprise Content and Document Management) avec des fonctions de base ou des outils intégrés peuvent être introduits.

Que rechercher dans les solutions numériques pour les entreprises?

Aucune entreprise ne se ressemble, donc également dans le domaine de la numérisation, il est important de choisir des solutions qui peuvent s’adapter aux besoins spécifiques que vous avez. Heureusement, la plupart (mais pas toutes) des solutions de numérisation permettent une bonne possibilité de manœuvre en termes de personnalisation: faites donc attention à choisir la bonne. Même l’ évolutivité est très importante en tant qu’élément à trouver dans les solutions de numérisation. Par évolutivité, nous entendons la capacité des solutions numériques, qu’il s’agisse de portails d’entreprise ou de logiciels de gestion, à s’adapter à la croissance de l’entreprise. En fait, il est impensable qu’une entreprise reste constante dans sa taille dans le temps: c’est pourquoi il est bon d’avoir des solutions capables d’accompagner la croissance de l’entreprise de manière simple et rapide, pour éviter les ralentissements ou les dépenses excessives. L’ accessibilité , enfin, est un autre aspect fondamental des solutions numériques modernes. Il existe en effet de nombreux appareils sur lesquels il doit être possible d’accéder aux plateformes ou logiciels adoptés par l’entreprise: PC, tablette, smartphone. L’accessibilité décline donc aussi dans l’interopérabilité des solutions, ou dans leur capacité à communiquer entre elles: la communication devient ainsi fluide et le travail dans l’entreprise est efficace.

Quels secteurs et processus peuvent être numérisés?

Le passage de l’analogique au numérique est un processus physiologique déclenché par le progrès: toutes les entreprises peuvent l’utiliser pour automatiser leurs activités, proposer des services plus rapides et plus personnalisés, rationaliser les procédures d’exploitation, dématérialiser les archives documentaires et profiter de nouveaux canaux de communication et de partage. Y a-t-il un secteur dont on peut dire qu’il se désintéresse de ces aspects? Il est clair que chaque entreprise aura sa propre feuille de route avec des priorités et des objectifs à définir dans la phase d’analyse, dont nous avons parlé précédemment, pour suivre son chemin vers la digitalisation. Le haut degré de personnalisation des technologies permet de créer des solutions personnalisées basées sur les processus spécifiques de chaque entreprise. Cela dit, il existe encore des secteurs mal numérisés qui paient un prix plus élevé que d’autres. Parmi ceux-ci, la fabrication, la logistique, les ressources humaines et l’administration publique. Ce sont des secteurs avec de nombreux services diversifiés et des relations transversales avec les employés, les fournisseurs, les collaborateurs externes, les utilisateurs et les clients finaux, qui nécessitent: gestion fluide de tous les processus; automatisation des activités et des tâches; le contrôle d’une archive centralisée facile à consulter et à partager; l’interopérabilité des différents services; protocoles de sécurité pour garantir la protection des données et la conformité réglementaire. Afin de conserver un rôle actif sur le marché et de garantir des services à la hauteur des attentes et des habitudes désormais consolidées après l’avènement de l’internet, les entreprises manufacturières et logistiques visent l’adoption de technologies de bout en bout. L’objectif est de gérer tout le cycle de vie du produit ( Product Lifecycle Management ) et la chaîne de distribution des marchandises plus rapidement et plus efficacement , de la réception des matières premières à la mise en production, jusqu’à la livraison du produit. Toujours en regardant avec intérêt également l’analyse des données à capitaliser pour faire des prévisions, anticiper les tendances du marché et développer de nouveaux produits et services. En ce qui concerne, d’autre part, le domaine des ressources humaines et de l’administration publique, il va sans dire que la numérisation des entreprises est vitale pour la dématérialisation papier, la gestion des documents sous forme électronique qui garantit un accès protégé , l’ intégrité et l’ authenticité .

Informations protégées et partagées

Le potentiel d’une plateforme de documents d’entreprise est de gérer des applications complexes et articulées, également utilisables via les smartphones et les tablettes. Sa particularité est d’accélérer la recherche et le partage de documents grâce à une base de données d’index permettant une récupération immédiate du contenu.La sécurité des documents est d’égale importance, garantie par des accès authentifiés qui, selon le profil, permettent de visualiser, d’éditer, d’écrire et de supprimer le type de document. Et ce même système de sécurité est évidemment étendu aux intranets, extranets et portails dédiés aux fournisseurs, partenaires et clients. L’accès par authentification vous permet d’accéder à des environnements hautement personnalisés, des pages de service, des profils, des documents et des espaces de travail structurés en fonction du type d’utilisateur. Dans tous ces cas, la sécurité est indispensable pour garantir la confidentialité et la protection des données sensibles. Et l’une des caractéristiques des technologies de numérisation d’entreprise est précisément de fonctionner avec des normes de sécurité élevées dans un régime de confidentialité maximale des informations.Pour comprendre quels processus peuvent être numérisés, il peut être utile de connaître certaines des principales fonctionnalités de base des logiciels d’entreprise: automatisation des flux de travail; notifications sur l’avancement des activités et génération d’alertes adressées aux utilisateurs et services concernés; archivage électronique avec accès authentifié pour la conservation et la consultation de documents pouvant être partagés en temps réel; gestion des données personnelles, commandes, factures et contrats, tickets et support; automatisation du marketing et surveillance des canaux sociaux; utilisabilité mobile.

Le ROI de la digitalisation d’entreprise

Pour calculer le ROI lié à l’introduction dans l’entreprise de solutions liées à la digitalisation, il est nécessaire de sortir des schémas classiques de calcul de cette métrique.Tout d’abord, il faut considérer les spécificités liées à son secteur et la stratégie mise en œuvre par l’entreprise, en analysant notamment les problèmes contingents, les développements imminents et les évolutions futures prévues. Il est impensable d’utiliser des KPI liés aux analyses commerciales traditionnelles pour des processus innovants comme ceux de la numérisation. C’est pourquoi l’aspect fondamental du calcul du ROI de la digitalisation d’entreprise réside précisément dans la capacité à identifier des KPI spécifiques pour les projets mis en œuvre. De manière générale, on peut dire que l’introduction de solutions numériques dans l’entreprise doit correspondre à la révision des métriques utilisées pour mesurer la performance des différents processus dans l’entreprise. En raison de la spécificité mentionnée ci-dessus, il est difficile d’indiquer les aspects à prendre en compte lors de la définition du ROI puisque chaque entreprise est un cas à part . Cependant, il existe certains avantages et coûts généraux liés à la numérisation qui peuvent être utiles pour indiquer les éléments à prendre en compte.