Publié le : 23 octobre 20226 mins de lecture
En tant que chef d’entreprise ou indépendant, vous n’avez pas envie de perdre du temps dans la gestion administrative. Pour vous, les appels téléphoniques sont une véritable corvée, que ce soit dans le cadre d’une prise de rendez vous ou pour une prospection téléphonique. Alors pourquoi ne pas vous soulager en vous orientant vers une télésecrétaire. De cette manière, elle pourra vous apporter son expertise, tout en travaillant à distance. Que ce soit sur le long terme ou pour une charge ponctuelle, elle sera en mesure de s’adapter à votre demande.
Le standard téléphonique
Lorsque vous trouvez une secrétaire indépendante sur placeforcall.fr, celle-ci sera parfaitement capable de gérer votre standard téléphonique. En tant qu’entrepreneur, ce sera un véritable soulagement, car vous allez pouvoir vous consacrer à votre cœur de métier. De plus, lorsqu’un client essaye de vous joindre, il s’adressera directement à votre secrétaire et non sur votre répondeur automatique. C’est un gage de qualité que vous déployez à vos clients, car vous répondez directement à ses attentes. La secrétaire gère aussi bien les appels entrants que les appels sortants. Une façon encore une fois de vous délester de certaines tâches administratives que vous n’avez pas envie d’exécuter.
La gestion des plannings
En faisant le choix d’une secrétaire indépendante, cette dernière sera parfaitement capable de gérer comme bon vous semble votre standard téléphonique. Mais en prime, elle traitera avec minutie votre agenda. Encore une fois, c’est un gain de temps particulièrement appréciable pour organiser vos différents rendez-vous avec des clients, des collaborateurs ou des prospects. Mais vous pouvez encore aller plus loin, si vous disposez d’une entreprise avec plusieurs employés. La secrétaire indépendante pourra également gérer le planning de vos salariés. Par rapport aux compétences spécifiques, au planning des formations, des absences et des congés, elle aura la lourde tâche d’organiser et d’optimiser le temps de présence de chaque personne. Pour vous, c’est encore une fois une préoccupation en moins, car vous n’avez pas besoin de vous soucier de cette partie. L’emploi du temps sera défini clairement en évitant toute mauvaise surprise.
La facturation
La facturation représente une opération chronophage. Voilà pourquoi l’externalisation des RH reste intéressant, que ce soit pour traiter cet aspect ou l’ensemble des ressources humaines. À vrai dire, tout dépend de la taille de votre entreprise et de votre besoin. Si vous pouvez gérer les ressources humaines, mais vous souhaitez vous délester de la facturation, cela reste parfaitement envisageable. La sous-traitance prendra véritablement toutes ses lettres de noblesse avec une secrétaire indépendante qui gérera la rédaction des devis et des factures en s’assurant de leur bonne conformité. Ces différents documents seront ensuite transmis au client concerné. Mais la secrétaire indépendante a également le rôle d’un suivi régulier au niveau des règlements en gérant les différentes relances lorsqu’une facture n’est pas honorée. En tant que chef d’entreprise, c’est un véritable soulagement, car vous pouvez vous concentrer davantage sur votre activité. Vous avez l’esprit tranquille et c’est un critère particulièrement important.
La prospection et le suivi de la clientèle
Une fois que vous avez pu conquérir un nouveau client, il est important de maintenir les relations au beau fixe. Dans ce cadre, vous devez déployer les meilleures prestations possibles, notamment si vous êtes dans un secteur particulièrement concurrentiel. Votre secrétaire sera à votre disposition et pour l’aider dans son travail, n’hésitez pas à effectuer une grille de réponse contenant bien évidemment les questions les plus fréquentes. De cette façon, votre secrétaire pourra gérer efficacement les communications téléphoniques ainsi que les e-mails reçus. Les prospects sont davantage rassurés, car ils obtiennent un complément d’information. Lorsqu’une demande spécifique est alors émise par un client, elle propose un accompagnement sur-mesure. Cette disponibilité reste particulièrement intéressante si vous souhaitez fidéliser votre base clients. C’est une manière de voir la présence de la secrétaire comme une étape indispensable pour le développement de votre entreprise.
La conception d’un dossier concernant les marchés publics
Lorsque vous avez un domaine d’activité spécifique vous permettant la signature d’un contrat avec les collectivités locales, vous ne savez pas systématiquement comment procéder pour monter un dossier de candidature sur un marché public. En effet, il existe des procédures très spécifiques et si vous n’êtes pas familier avec ce contexte administratif, la secrétaire indépendante le sera sûrement. De cette façon, elle répondra aux appels d’offres et elle réalisera les consultations nécessaires en montant correctement un dossier administratif.